Documents à conserver

Un coffre-fort en ligne pour conserver tous vos papiers et documents administratifs.
Sachez que les délais de conservation varient selon la nature de ces documents.

 

PAPIERS D'IDENTITÉ

La perte, le vol ou la destruction des papiers d'identité peuvent toujours arriver. Disposer immédiatement d'une copie chez soi ou en voyage peut s'avérer essentiel et leurs renouvellements seront largement simplifiés...
- Passeports
- Cartes d'identité
- Permis de conduire (auto, moto, bateau), permis de chasse

- Livret de famille de son foyer et de ses parents (qui doit être conservé toute la vie et au-delà, par les enfants au décès de leur parents)
- Visas, cartes de séjour, de résident
- Cartes de membres de club, association, parti politique
- Licences sportives, professionnelles, associatives
- Carte d'étudiant
- Cartes d'abonnement, de réduction (transport, commerçants, famille nombreuses), etc.

FAMILLE

De la naissance au décès, en passant par le mariage, le PACS, le divorce ou la naissance d'un enfant, les évènements marquants de l'existence sont répertoriés dans différents documents administratifs qu'il est conseillé de conserver pour en disposer toute sa vie :
- Contrats de mariage ou pactes civil de solidarité (parce qu'ils organisent les avantages réciproques que s'attribuent les époux ou pacsés, ils doivent être conservés toute la vie)
- Union libre : tous les documents s'y rapportant
- Jugement de divorce ou de séparation, car il a pour effet de créer une situation juridique différente avec des droits et obligations pouvant éventuellement être remis en cause
- Actes de reconnaissance d'un enfant
- Actes d'adoption
- Succession : tous documents s'y rapportant
- Actes de donation (entre époux, aux héritiers...)
- Reconnaissance de dettes, cautions...
- Relevés de points retraite et fiches de paie pour la pension de réversion
- Dispositions testamentaires
- Biens acquis lors d'un mariage : tout justificatif
- Décisions de justice, tutelles, curatelles, etc.

ASSURANCES

Un sinistre ou un accident peut toujours arriver, et lorsqu'il s'agit de se défendre, de faire valoir ses droits et de s'occuper de ceux que l'on aime, il est devenu indispensable de disposer avec exactitude de tous les éléments nécessaires. Votre coffre vous permet de garder en permanence un double des conditions générales et particulières de vos contrats :
- Contrat d'assurance habitation (avec ou sans Responsabilité Civile)
- Contrat d'assurance auto, moto, bateau
- Contrat d'assurance scolaire

- Contrats d'assurance décès (lié à un crédit immobilier ou souscrit indépendamment)

- Contrats souscrits du vivant auprès des pompes funèbres

- Contrat d'assurance professionnelle, etc.
- Double des lettres de résiliation et leur accusé de réception
- Dossier de règlement des sinistres par l'assureur
- Dossier d'accident corporel (factures, expertises, certificats médicaux), destiné à obtenir des dédommagements pour le préjudice subi

FACTURES

Les factures d'achat de meubles, objets de valeur, effets personnels doivent être conservées à l'abri de tout sinistre afin de pouvoir fournir la preuve de leur existence en cas de destruction, vol ou d'incendie.

Pour les achats de nature électronique (électroménagers, hifi, micro-informatique...), il est nécessaire de conserver les factures et leurs certificats de garantie tout le temps de possession du bien.

Pensez également à conserver les factures de vos outils de bricolage et de jardinage.

Sans oublier :

- Extensions de garantie
- Certificats d'authenticité (bijoux, meubles, œuvres d'art...)
- Photographies des biens
- Estimations d'experts
- Factures d'intervention des artisans (plombier, cordonnier, teinturier, garagiste, dépanneur, peintre...)
- Justificatifs de vos loisirs (factures d'hôtel et de restaurant, billet de train ou d'avion, croisière, documentation d'agence de voyage, photos prises sur place) vous seront utiles pour toute contestation si la prestation n'a pas été à la hauteur de l'engagement. Les rapports entre un particulier et une agence de voyages sont soumis à une prescription de 10 ans.

 

ÉPARGNE - ASSURANCE VIE

Pour conserver et transmettre vos contrats d’épargne et d’assurance vie, il est indispensable qu’ils ne tombent en déshérence faute d'être connus ou retrouvés !

- Contrats d'assurance-vie pour qu'ils ne restent pas en déshérence faute d'être réclamés par les bénéficiaires au décès du souscripteur. Votre coffre fort 123Classez d’Europ Assistance peut vous apporter la certitude que le notaire chargé de votre succession prendra en compte l'ensemble de ces contrats.

- Epargne salariale
- Valeurs mobilières : les documents relatifs à ces valeurs doivent être conservés jusqu'à la vente des titres et 4 ans au-delà. L'intérêt est surtout fiscal, en cas de redressement sur les plus-values. Les coupons d'intérêt, dividendes doivent être conservés pendant 5 ans, délai pendant lequel on peut en réclamer le paiement.

- Contrats de prêt ainsi que les justificatifs de remboursement : à conserver 2 ans après l'expiration d'un crédit à la consommation et 10 ans pour les prêts immobiliers.

SANTÉ

Conserver soigneusement les informations de santé essentielles et pouvoir les récupérer à tout moment peut être primordial pour soigner un membre de sa famille en urgence :
- Carnet de santé des enfants

- Carnet de vaccination de tous les membres de la famille
- Cartes de groupe sanguin de chaque membre de la famille
- Examens médicaux et résultats d'analyse
- Anciens diagnostiques médicaux
- Dossier d'intervention chirurgicale

- Ordonnances pour les affections de longue durée (ALD)
- Accident du travail : dossier complet
- Carte d'assuré social
- Carte de mutuelle personnelle, professionnelle, scolaire
- Anciens diagnostics médicaux
- Mémo > Allergies, contre-indications
- Mémo > Traitements de longue durée
- Mémo > Nom et coordonnées du médecin traitant

Vos coffres 123Classez Class 2 et 1ère Classe vous permettent de programmer des alertes.

Un conseil : programmez une alarme pour vous prévenir de l'approche des rappels de vaccinations de tous les membres de votre famille, ainsi que des renouvellements d'ordonnances !

VIE PROFESSIONNELLE

Bien que l'employeur doive constituer des archives pour son entreprise et être vigilant quant à la conservation des documents concernant son personnel, le salarié doit également garder ses propres documents.

Les papiers du salarié :
- Lettres d'engagement et contrats de travail sont à conserver au moins jusqu'à la fin de sa carrière.
- Fiches de paie doivent être conservées au moins jusqu'à la liquidation de la retraite car elles attestent de la réalité des cotisations. Cependant, il peut être opportun de les conserver au-delà car elles seront utiles en cas de contestations ou révisions ultérieures de la pension de retraite ou de réversion.
- Solde de tout compte remis à la suite d'une démission ou d'un licenciement doit être conservé pendant 30 ans, période pendant laquelle un salarié peut la contester.

Les papiers de l'employeur : l'employeur a l'obligation de conserver certains documents utiles au salarié, mais les délais sont strictement règlementés :
- 30 ans pour les statuts de la société, les registres de procès-verbaux d'assemblées et de conseil d'administration,
- 10 ans pour les livres, registres comptables et bancaires, factures, bons de commandes, de livraisons et contrats commerciaux,
- 5 ans pour les doubles des bulletins de paie des employés, les registres du personnel,
- 3 ans pour les rapports des commissaires aux comptes et documents relatifs aux versements des charges sociales,
- 1 an pour les documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés.

RETRAITE

Il est impératif de se constituer dès le premier emploi un dossier de reconstitution de carrière et le conserver à vie. Au-delà, le conjoint survivant devra également les conserver afin de faire valoir ses droits à la pension de réversion :
- Bulletins de salaire
- Contrats de travail
- Lettres de licenciement, certificats de travail
- Justificatifs d'arrêts de travail, de maternité
- Indemnités de licenciement
- Justificatifs Assedic
- Livret militaire, livret de famille
- Attestation de congé parental
- Relevés des points des caisses de retraite

LOGEMENT

Locataires : parce qu'ils sont à l'origine de nombreux contentieux dans les rapports locatifs, doivent être conservés pendant toute la durée de la location et 5 ans au-delà du dernier paiement :
- Contrat de bail,
- Tous les courriers échangés avec le propriétaire
- Contrat d'assurance
- Etat des lieux d'entrée et de sortie du logement (et même 5 ans après la fin de la location)
- Contrat d'entretien de la chaudière de chauffage particulier et les factures correspondantes
- Quittances de loyer et les justifications de charges d'entretien,
- Factures des travaux d'amélioration effectués dans le logement avec l'accord du bailleur
- Certificats de ramonage annuel, s'il y a lieu.

Propriétaires, vous devez conserver, tant que vous êtes propriétaire :
- Titres de propriété (acte notarié, jugement, acte de partage...)
- Justificatifs des travaux effectués (5 ans après la revente de votre bien)
- Décomptes de charges
- Procès-verbaux des assemblées générales
- Documents concernant le syndic
- Règlements de copropriété : dans la mesure où le règlement de copropriété et le cahier des charges du lotissement définissent les droits, les obligations des propriétaires, ainsi que les règles d'organisation, il faut les conserver jusqu'à la revente du lot.
- Règlement du lotissement : il est conseillé de le conserver au-delà de 10 ans alors même qu'il ne s'applique plus. En effet, en cas de contestation du permis de construire par exemple, le règlement apportera la preuve que les règles d'urbanisme ont été respectées au jour de la construction.
En cas de vente du bien, il faut conserver ces éléments pendant 5 ans, délai pendant lequel une remise en cause de la vente peut être engagée (en cas de vice du consentement).

En matière de construction, doivent être conservés pendant 10 ans minimum :
- Contrats constatant la réalisation de travaux,
- Contrat d'architecte
- Factures et preuves de paiement des travaux
- Procès-verbal constatant de la réception des travaux
- Contrat d'assurance dommage ouvrage
Une action a pu naître dans le délai de la garantie décennale, mais se poursuit au-delà. Dans ce cas, il faut conserver ces documents jusqu'au règlement définitif du litige.

CRÉDITS

- Crédits en cours (immobilier, travaux, voitures, consommation, revolving...)
- Preuves de règlement des prêts
- Contrats de prêt, reconnaissance de dette, concession de licence, actes de cautionnement.

VOITURES - MOTOS

- Facture d'achat et leur date de fin de garantie

- Cartes grises
- Attestation d'assurance
- Factures de réparation
- Justificatifs de paiement de PV
- Les factures de réparation du véhicule pour attester de son bon état.
- Les pertes de points du permis auto, pour suivre leur date de récupération

- Acte de vente

PERSONNEL

- Fichier de comptabilité personnelle
- Carnet d'adresse et répertoire téléphonique
- Mots de passe et codes d'accès divers
- Licences de logiciels informatiques et clés d'activation
- Numéros de téléphone en cas de besoin : médecins, assureurs, notaires, avocat, banquier, expert-comptable, numéro en cas de perte ou vol de carte bancaire
- Courriers, manuscrits, et tirages photographiques qui vous tiennent particulièrement à cœur,
- Mémo > Code IMEI de tous les téléphones portables de son foyer pour les faire bloquer en cas de perte ou de vol
- Mémo > Numéros de cartes de crédit permettant de faire opposition

BANQUE

Parce qu'ils reflètent l'ensemble des dépenses et constituent des commencements de preuves, les éléments suivants doivent être minutieusement conservés :
- Relevés de comptes
- Ordres de prélèvement automatique
- Bordereaux de versement

- Talons de chèque
D'une manière générale, ils peuvent être détruits au bout de 10 ans, sauf s'ils contiennent des créances dont la nature fait courir une plus longue prescription (reconnaissance de dettes entre particuliers qui se prescrit par 30 ans).

IMPÔTS ET TAXES

L'administration fiscale dispose de 1 à 10 ans pour réparer les omissions et insuffisances de déclarations :
- Déclaration de revenus
- Justificatifs de réduction et de déduction
- Avis d'imposition
- Impôts locaux et justificatifs de paiement
La conservation des déclarations et justificatifs de paiement est d'autant plus importante, qu'en matière fiscale, l'administration peut à tout moment faire des vérifications sur des années prescrites quand elles peuvent avoir une incidence sur l'impôt non prescrit.
Note : si le délai de prescription des impayés ou trop-perçus est de trois ans, sachez tout de même qu'on peut vous demander vos feuilles d'impôt sur le revenu beaucoup plus tard, et notamment en cas de divorce.

L'impôt sur le revenu
Le délai de conservation est rallongé au plus tard à 10 ans en cas d'erreurs ou d'omissions de déclarations constatées par l'administration fiscale.

L'impôt sur la fortune
Il faut conserver 4 ans les déclarations et avis de paiement. En absence de déclaration ou en cas d'omission de bien dans la déclaration, le fisc peut remonter jusqu'à 10 années.

Les droits d'enregistrement
Les documents qui attestent du paiement des droits d'enregistrement doivent être conservés entre 4 et 10 ans. Il s'agit essentiellement des droits de donations et de successions. Le délai de 10 ans s'applique en cas de déclarations incomplètes ou inexactes qui contraindraient le fisc à effectuer des recherches.

DIPLÔMES

- Diplômes universitaires

- Diplômes professionnels

- Cartes professionnelles

- Dossiers scolaires

 

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